Cuando se trata de implementar un cambio en un procedimiento en una empresa, puede haber muchas variables a considerar. Desde definir el problema hasta su implantación y monitorización, hay una serie de pasos importantes que deben seguirse para asegurarse de que la implementación sea efectiva y que no genere el efecto contrario al buscado.
Introducción
Los procedimientos son una parte esencial de cualquier empresa, ya que son los procesos que se siguen para llevar a cabo cualquier tarea o actividad. Los procedimientos proporcionan una estructura y un marco para el trabajo que se realiza en la empresa, lo que ayuda a mantener una consistencia y calidad en los productos y servicios que se ofrecen.
Los diferentes stakeholders, como los empleados, clientes internos y externos, y/o proveedores, también tienen un impacto en los procedimientos de la empresa. Los procedimientos deben ser diseñados teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de estos stakeholders, especialmente de los clientes internos y externos. Por ejemplo, si un procedimiento no cumple con las expectativas del cliente, esto puede resultar en una experiencia negativa para el cliente y una pérdida de negocio para la empresa.
Por otro lado, si los procedimientos son eficientes y efectivos, pueden mejorar la productividad y eficiencia de la empresa, lo que puede llevar a una mejora en la satisfacción del cliente y un aumento en los beneficios. Los procedimientos también pueden mejorar la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa, lo que a su vez puede mejorar la calidad del trabajo y los resultados finales.
6 sencillos pasos para implentar un cambio
A continuación, se describen los pasos clave que se deben seguir para implementar un cambio de procedimiento de forma efectiva.
- Definir el problema: El primer paso es identificar el problema que se quiere resolver. Es importante entender el problema y tener una comprensión clara de lo que se está tratando de lograr con el cambio de procedimiento. Definir el problema ayuda a enfocar el cambio y a establecer expectativas claras sobre lo que se espera lograr.
- Implementar cambios: Una vez que se ha definido el problema, es hora de implementar los cambios necesarios. Esto puede incluir la creación de nuevos procesos, la modificación de procedimientos existentes o la eliminación de procesos que ya no son efectivos. Es importante tener en cuenta que la implementación de cambios puede tomar tiempo y esfuerzo, por lo que es necesario establecer un plan de acción claro y coherente.
- Documentar el nuevo proceso: Una vez se ha definido el proceso, es importante documentarlo. Esto puede incluir un diagrama de fujo del proceso, incluyendo los puntos críticos, tareas específicas y el responsable de esa acción. Los diagramas del tipo swim-lane son los más utilizados.
- Transmitir la información: Una vez que se han implementado los cambios, es importante transmitir la información a los empleados relevantes. Esto incluye explicar los cambios en detalle y asegurarse de que los empleados comprendan completamente los nuevos procesos, y a ser posible, la razón que hay detrás del cambio y el objetivo que deseamos conseguir. La comunicación efectiva es clave para asegurarse de que todos los empleados estén en la misma página.
- Formación: La formación es una parte importante del proceso de cambio. Es necesario asegurarse de que los empleados tengan el conocimiento y las habilidades necesarias para implementar los nuevos procesos. La formación puede ser en línea, en persona o una combinación de ambas. Es importante asegurarse de que la formación sea efectiva y completa.
- Monitorización: La monitorización mediante sesiones de hypercare son una herramienta útil para monitorizar los cambios. Estas sesiones permiten que los empleados informen sobre cualquier problema que hayan encontrado con los nuevos procesos y para que se puedan realizar los cambios necesarios de manera oportuna. Es importante establecer una programación regular para las sesiones de hypercare para garantizar que se estén monitorizando los cambios de manera efectiva.
Conclusiones
En resumen, para implementar un cambio de forma efectiva en un procedimiento existente en una empresa requiere una planificación cuidadosa y una ejecución consistente. Definir el problema, implementar los cambios, documentar los cambios, transmitir la información, formar a los empleados y establecer sesiones de hypercare son pasos clave en el proceso. Siguiendo estos pasos, se puede asegurar una implementación exitosa y mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa.
Cabe recordar que los procedimientos son una parte fundamental de cualquier empresa y tienen un impacto directo en la satisfacción del cliente interno y externo. Al diseñar y ejecutar los procedimientos teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los diferentes stakeholders, se puede asegurar una implementación efectiva y mejorar la eficiencia y productividad de la empresa.
Muchas veces, cuando un cambio implementado fracasa, se lo achacamos a la resistencia al cambio de las personas, pero deberíamos preguntarnos. ¿He transmitido correctamente la información? ¿He informado al equipo porqué se ha realizado este cambio y lo que deseamos conseguir con él?
